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Il controllo delle flotte aziendali tramite monitoraggio GPS è diventato un argomento caldo per molte aziende che possiedono un parco auto. Se da un lato offre grandi vantaggi per il fleet management, dall'altro può causare disagio tra i dipendenti e preoccupazione tra i datori di lavoro. Le domande più frequenti riguardano infatti non soltanto le tecnologie utilizzate ma gli aspetti legali e relativi alla privacy, per evitare potenziali conflitti con i diritti dei lavoratori. In quest’articolo vediamo insieme cosa è consentito e quali sono invece i limiti del monitoraggio GPS per la flotta aziendale.
Il sistema di posizionamento globale GPS (Global Positioning System), è un sistema satellitare di navigazione e posizionamento che utilizza una rete di satelliti in orbita, per fornire informazioni accurate sulla posizione geografica, l'orario e la velocità a dispositivi mobili o ricevitori GPS.
Il principio di funzionamento si basa sulla misurazione del tempo di percorrenza di segnali radio trasmessi dai satelliti al ricevitore, consentendo la determinazione precisa delle coordinate del ricevitore sulla Terra. Il GPS è ampiamente utilizzato per scopi civili e militari e offre un'accuratezza dell'ordine di pochi metri in condizioni ottimali.
La geolocalizzazione delle auto aziendali è diventato uno strumento essenziale per i fleet manager, in quanto permette di localizzare con precisione i veicoli in qualsiasi momento e di registrare diversi dati rilevanti.
Grazie al tracking GPS è possibile avere una visione completa e in tempo reale di tutti i dati più importanti relativi a ciascun veicolo della flotta, come ad esempio:
L'installazione del GPS sui mezzi aziendali può essere implementata tramite diverse modalità, a seconda delle esigenze dell'azienda:
Implementare un sistema di monitoraggio GPS offre numerosi vantaggi:
Il Gps aziendale deve essere disinseribile? – Leggi l’articolo del Il Sole 24 Ore
Nonostante il monitoraggio GPS dei veicoli aziendali sia uno strumento sempre più diffuso, è di fondamentale importanza capire quali sono le implicazioni legali. La localizzazione GPS dei veicoli aziendali implica infatti anche il monitoraggio degli spostamenti dei dipendenti, tema che può sollevare diverse questioni in termini di privacy.
L’articolo prevede che gli impianti audiovisivi e gli strumenti che permettono il controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, possano essere utilizzati solo per esigenze organizzative e produttive, sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale. È necessario un accordo collettivo con la rappresentanza sindacale per l'installazione di tali strumenti.
Nel provvedimento n. 370 del 4 ottobre 2011, il Garante ha stabilito che i veicoli aziendali dotati di GPS, devono essere segnalati con vetrofania o apposito contrassegno che indichi: «Veicolo sottoposto a localizzazione», per garantire totale trasparenza verso dipendenti e collaboratori.
Il Jobs Act ha modificato l’art. 4, introducendo un regime diverso a seconda del tipo di strumento utilizzato. Per gli strumenti di controllo a distanza dei lavoratori, è necessario un accordo sindacale o l'autorizzazione dell'INL, mentre per gli strumenti di lavoro e di registrazione di accessi/presenze non vengono richieste queste autorizzazioni.
Con la circolare n. 2/2016, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha chiarito che i sistemi di geolocalizzazione possono essere installati solo previa autorizzazione sindacale o amministrativa, salvo specifici casi.
Nel provvedimento n. 232 del 18 aprile 2018, è stato stabilito che:
La Corte d’Appello di Roma, con la sentenza n. 641/21, ha confermato che i sistemi di controllo via GPS possono essere installati solo previo accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro. In caso di violazione di questi requisiti, le sanzioni al dipendente sono considerate illegittime.
Esistono eccezioni in cui l’uso del GPS è indispensabile:
Il GDPR, entrato in vigore nel maggio 2018, stabilisce che i dati di localizzazione rientrano tra i dati personali e devono essere trattati con criteri di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione. Le aziende devono fornire un'informativa chiara ai dipendenti e garantire la protezione dei dati raccolti.
È in corso di revisione la Direttiva ePrivacy, che disciplina la privacy e le comunicazioni elettroniche. Questa normativa integrerà e specificherà ulteriormente le disposizioni del GDPR riguardo al trattamento dei dati di localizzazione.
Questa direttiva stabilisce i requisiti minimi di consultazione e informazione dei lavoratori, comprese le tecnologie di sorveglianza come i sistemi GPS. Le aziende devono garantire che l'uso di tali tecnologie sia conforme ai diritti dei lavoratori.
Se finora abbiamo esaminato l'uso del GPS per le auto aziendali destinate esclusivamente all'uso lavorativo, è importante chiarire le regole per i veicoli concessi ad uso promiscuo. Un veicolo si definisce ad uso promiscuo quando viene utilizzato sia per scopi lavorativi che personali.
Le caratteristiche principali delle auto aziendali ad uso promiscuo:
Il monitoraggio GPS per le auto aziendali ad uso promiscuo è consentito alle seguenti condizioni:
Uso lavorativo: è permesso rispettando le normative vigenti mentre il veicolo è utilizzato per scopi lavorativi
Uso personale: deve essere possibile disattivare il monitoraggio quando il dipendente utilizza l'auto per scopi personali
Quando i dati relativi alla localizzazione coinvolgono sia il veicolo che la persona, si applicano le normative GDPR. Alle aziende viene chiesto di gestire attentamente il trattamento dei dati personali dei dipendenti, considerando:
Le informazioni conservate in azienda devono includere:
Inoltre, le aziende devono garantire e predisporre:
Ricapitolando quanto esposto sopra, il monitoraggio GPS delle auto aziendali offre numerosi vantaggi sia per i dipendenti che per le aziende.
Per i dipendenti, il monitoraggio GPS può rappresentare un valore aggiunto in termini di “prova di posizione” e i dati raccolti possono essere utilizzati come verifica, per dimostrare la presenza dell'autista in un determinato luogo e orario, migliorando la fiducia e la trasparenza anche nei confronti del cliente.
Per il datore di lavoro, il monitoraggio GPS può migliorare numerosi aspetti gestionali, in particolare in termini di:
- Gestione della flotta: fornisce dati essenziali per migliorare la gestione dei veicoli aziendali
- Ottimizzazione delle risorse: aiuta a monitorare il consumo di carburante, pianificare gli itinerari e utilizzare i veicoli in modo più efficiente
- Trasparenza: garantisce prove certe sulla posizione degli autisti, certificando spostamenti e soste, migliorando la comunicazione con i clienti
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